Detto, fatto!

Si può essere rilassati e avere la sensazione di avere le cose sotto controllo anche quando si ha un’enorme mole di cose da svolgere. È quel momento in cui si perde completamente la cognizione del tempo mentre si svolgono le proprie attività e tutti sono in grado di raggiungere questa condizione operativa applicandosi in maniera sistematica. Il mondo di oggi è caratterizzato da una qualità della vita decisamente migliorata rispetto al passato ma le persone sono molto più stressate in quanto si accollano molte più incombenze di quelle che potrebbero sbrigare con facilità. Le nuove tecnologie della comunicazione hanno ampliato esponenzialmente i confini di mansioni ed impegni. I vecchi sistemi di gestione del tempo e organizzazione personale non sono più sufficienti per far fronte a queste nuove ed impegnative sfide.

Bisogna puntare ad una modalità nella quale ci si può prendere cura di tutto e allo stesso tempo rimanere rilassati nel portare a compimento progetti importanti con poco sforzo in ogni ambito della vita. Questo modo è quello che nelle arti marziali viene chiamato «mente come l’acqua» una sorta di trance nella quale si è altamente produttivi, concentrati e per nulla stressati e dove si perde la cognizione del tempo. Gestire efficacemente tutti gli impegni significa identificare ogni questione da prendere in carico, chiarirne il significato e poi stabilire come risolverla, poiché tutte le questioni che rimangono in sospeso sottraggono una gran quantità di energia ed attenzione. Si tratta di «knowledge work»: bisogna riflettere su un lavoro prima di svolgerlo e stabilire precisamente le azioni da mettere in atto in modo da non dover tenere più niente a mente. È questo il cambiamento più grande: imparare a sgomberare la mente per poter raggiungere uno stato di controllo rilassato.

Procedura in 5 stadi. Per gestire il flusso lavorativo e prendere il controllo della situazione in qualunque area della vita, l’autore propone di seguire una procedura suddivisa in 5 step. 1) Intercettare tutto ciò che richiede attenzione; 2) Chiarire il significato di ciò che è stato intercettato e capire cosa farne; 3) Organizzare i risultati ottenuti; 4) Riflettere sulle opzioni; 5) ed infine Agire. Ciò significa integrare tutte le questioni che meritano attenzione in ogni momento della propria vita mentre si procede verso il raggiungimento dei propri obiettivi un passo ogni giorno.

Intercettare. Per liberare la mente occorre intercettare più cose possibili. Innanzitutto è necessario annotare tutte le cose che si ritengono ancora incomplete e quelle che si desiderano cambiare. Tutte queste informazioni sono da considerare questioni in sospeso e richiedono di essere esaminate, così come anche le decisioni rimandate e i progetti in corso. Per gestire al meglio tutte le questioni in sospeso bisogna raccoglierle in una inbox fisica o virtuale dove verranno conservate finché non si sarà deciso cosa farne. È necessario svuotare regolarmente questo contenitore esterno affinché resti sempre uno strumento di raccolta efficace. Tutto ciò che viene intercettato viene raccolto nella inbox per liberare la mente. Esistono diversi strumenti per intercettare e raccogliere le questioni in sospeso: contenitori fisici, supporti cartacei, supporti elettronici e audio, e-mail e messaggi di testo. Ci sono tre requisiti fondamentali per rendere la inbox uno strumento davvero efficace: le questioni in sospeso devono trovarsi nella inbox e non nella mente; i contenitori per le cose in entrata devono essere pochi; i contenitori devono essere svuotati regolarmente.

Chiarire. Nel momento in cui si svuota la inbox bisogna esaminare un elemento alla volta e porsi subito delle domande: che cos’è?; è attuabile adesso? Se non è attuabile si può decidere se cestinare, salvare o archiviare. Se è attuabile bisogna determinare se si tratta di un progetto e quale sia la prossima azione da compiere per concludere la questione. Determinata l’azione da intraprendere si può decidere se farla (se richiede più di due minuti), delegarla o rimandarla.

Organizzare. Nella categoria dell’organizzazione le questioni non attuabili che quindi non richiedono alcuna azione si può decidere se cestinarle eliminando la voce dalla lista, inserirle in uno scadenzario (planning) oppure archiviarle (non prevedono alcuna azione ma hanno valore come informazioni da conservare). Per gestire le questioni attuabili è necessario avere una lista di progetti (qualunque obiettivo raggiungibile entro un anno e che richieda più di un’azione), un archivio della documentazione di ciascun progetto, un calendario (dove annotare le azioni da compiere ad un’ora specifica o in un giorno specifico e le informazioni che potrebbero servire in un dato giorno), un promemoria delle azioni da mettere in atto successivamente, una lista delle cose delegate ad altri o in stand-by. Tutte le categorie relative all’organizzazione devono avere una consistenza fisica, cioè consultabili su cartaceo o digitale.

Riflettere. È importante passare periodicamente in rassegna gli ambiti della propria vita professionale e personale da un’ampia prospettiva per valutare le singole azioni da intraprendere. Ogni questione che richieda un’azione corrispondente necessita di essere consultata con una frequenza tale da evitare alla mente di pensarci continuamente. Questo può essere fatto attraverso l’abitudine imprescindibile della «revisione settimanale» durante la quale riordinare le idee e aggiornare i contenuti. In questo importante momento sarà possibile: intercettare ed elaborare le incombenze; revisionare l’intero sistema; aggiornare, scremare, ordinare e definire le liste.

Agire. Una volta che si saranno compiuti i passaggi di intercettare, chiarire, organizzare e riflettere su tutti gli impegni correnti, si sarà in grado di prendere le proprie decisioni seguendo e fidandosi del proprio intuito. Le decisioni possono essere prese attraverso tre distinti modelli che verranno in aiuto per organizzare le varie opzioni in maniera più intelligente. 1. Per scegliere le azioni da svolgere in ogni momento si può usare il modello a quattro criteri che tiene conto del contesto, del tempo a disposizione, dell’energia residua e delle priorità per decidere che azione svolgere in un determinato momento. 2. Definire il lavoro quotidiano attraverso il modello tripartito: lavoro predefinito, lavoro circostanziale, lavoro da definire. 3. Revisionare il proprio lavoro attraverso il modello a sei livelli: finalità e principi (livello 5), visione (livello 4), obiettivi (livello 3), ambiti di interesse e responsabilità (livello 2), progetti in corso (livello 1), azioni in corso (livello base).

Attenzione orizzontale e verticale. Seguire la procedura in 5 stadi è ciò che viene definita attenzione orizzontale. Ma per svolgere efficacemente un «knowledge work» è fondamentale anche un’attenzione verticale alla quale si ricorre quando si ha bisogno di maggior rigore per controllare un particolare progetto, per risolvere un determinato problema o per assicurarsi di aver identificato tutte le azioni giuste da compiere. L’attenzione verticale è un modo di pensare molto informale, un tipo di pianificazione che può essere realizzata su un pezzo di carta qualunque e che risulta il tipo di progettazione più produttivo in termini di rapporto tra risultati ottenuti ed energie impiegate. Quando le persone pianificano in questo modo più informale e naturale sono meno stressate e ottengono risultati migliori.

Pianificazione naturale. Si deve sempre ricordare che il cervello è il più geniale e creativo pianificatore. Quando si vuole realizzare qualcosa, bisogna innanzitutto immaginare il traguardo, generare idee coerenti, ordinarle in una struttura e decidere quale azione intraprendere per raggiungere il risultato. Tutto questo processo viene svolto dal cervello in maniera spontanea, senza pensarci troppo. La pianificazione naturale avviene in diverse fasi: avere chiaro lo scopo di qualunque attività; capire quali sono i principi e i valori morali per dirigere un progetto; visualizzare il traguardo per poter accedere in maniera produttiva alle proprie risorse; fare un brainstorming delle idee per colmare il divario tra la realtà attuale e il risultato visualizzato; dopo aver elaborato le nuove idee, è necessario organizzarle per sequenze di eventi e priorità; assegnare le risorse fisiche per far partire concretamente il progetto determinando le azioni da compiere.